Privacybeleid van AYA Group

Welkom

U bezoekt een website van AYA Group, gevestigd te Heusden, Limburg (BE), met ondernemingsnummer BE 1021.966.462

In dit Privacybeleid leggen we uit welke persoonlijke informatie wij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ verzamelen en hoe wij deze gebruiken en delen om onze dienstverlening te verbeteren.

Dit Privacybeleid maakt integraal deel uit van onze Algemene Voorwaarden.

1.

1. Wie zijn wij

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door AYA Group bv, met maatschappelijke zetel te Beringersteenweg 2 bus 1, 3550 Heusden-Zolder, ondernemingsnummer BE 1021.966.462 (hierna “AYA Group”, “wij” of “ons”), in het kader van haar activiteiten als aanbieder van beveiligingssystemen, geluidsinstallaties en databekabeling, en het gebruik van de website www.ayagroup.be.

AYA Group is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hieronder worden beschreven, in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. Welke gegevens verzamelen wij

Afhankelijk van uw relatie met AYA Group verwerken wij onder meer volgende categorieën van gegevens:

● Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie (bij professionele klanten);
● Gegevens uit offerteaanvragen en contactformulieren: de door u verstrekte projectinformatie en berichten;
● Klant- en factuurgegevens: adres van de installatie, facturatiegegevens, betalingsgeschiedenis;
● Technische gegevens over de installatie: type en locatie van geplaatste systemen, met het oog op service en onderhoud;
● Gegevens verzameld via onze eigen bedrijfslocatie (bv. camerabewaking van ons kantoor of werven, uit veiligheidsoverwegingen);
● Gegevens verzameld via onze website: cookies en vergelijkbare technologieën (zie artikel 8).
AYA Group verzamelt geen gevoelige gegevens (zoals gezondheids- of biometrische gegevens) van klanten, tenzij dit uitdrukkelijk en specifiek noodzakelijk is voor een bepaalde dienst (bv. biometrische toegangscontrole) en enkel na uw voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming.

3. Camerabewaking bij installaties bij de klant

Wanneer AYA Group camerabewakingssystemen bij u installeert, treedt u als klant zelf op als verwerkingsverantwoordelijke voor de camerabeelden die met dat systeem worden verzameld: u bepaalt het doel en de wijze van de bewaking. AYA Group treedt in dat kader op als leverancier/installateur en, voor zover van toepassing op eventuele onderhoudswerkzaamheden met toegang tot beelden, als verwerker in opdracht van de klant.

AYA Group informeert klanten bij installatie over de belangrijkste verplichtingen die voortvloeien uit de Camerawet en de AVG (o.a. correcte signalisatie, maximale bewaartermijn van beelden, en het verbod om de openbare weg of eigendom van derden te filmen), maar de naleving hiervan na oplevering is de verantwoordelijkheid van de klant als beheerder van de installatie.

4. Doeleinden en rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:

● Het opstellen van offertes en het uitvoeren van overeenkomsten (uitvoering van de overeenkomst, art. 6.1.b AVG);
● Facturatie en boekhouding (wettelijke verplichting, art. 6.1.c AVG);
● Klantenservice, onderhoud en opvolging van garantie- of schadegevallen (uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang, art. 6.1.b en f AVG);
● Beveiliging van onze eigen bedrijfslocatie via camerabewaking (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG);
● Direct marketing (bv. nieuwsbrief, aanbiedingen), enkel op basis van uw toestemming of, voor bestaande klanten, ons gerechtvaardigd belang binnen de grenzen van de wet — u kan zich hiervoor steeds kosteloos uitschrijven;
● Naleving van wettelijke verplichtingen (bv. boekhoudkundige en fiscale bewaarplichten).

5. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven vermelde doeleinden. Klant- en factuurgegevens worden in beginsel bewaard gedurende de wettelijke boekhoudkundige bewaartermijn van 7 jaar. Gegevens uit offerteaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden, worden na een redelijke termijn verwijderd. Beelden van onze eigen bedrijfscamera's worden, behoudens een lopend incident, maximaal 30 dagen bewaard conform de Camerawet.

6. Delen van gegevens met derden

AYA Group deelt uw gegevens enkel met derden voor zover noodzakelijk voor de hierboven vermelde doeleinden, onder meer met:

● Onderaannemers die (een deel van) de installatie of dienstverlening uitvoeren;
● Onze boekhouder en IT-dienstverleners (bv. hosting, e-mail, facturatiesoftware);
● Overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
Met derden die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die hen verplicht tot een passend beschermingsniveau. AYA Group verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

In principe verwerken wij uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien voor bepaalde dienstverleners (bv. cloud- of softwareleveranciers) toch een doorgifte buiten de EER noodzakelijk zou zijn, ziet AYA Group erop toe dat dit gebeurt met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van cookies om de werking van de site te verzekeren en, mits uw toestemming, om bezoekersstatistieken te verzamelen. U kan uw cookievoorkeuren steeds aanpassen via de cookiebanner op onze website of via de instellingen van uw browser.

9. Beveiliging van uw gegevens

AYA Group neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of vernietiging, rekening houdend met de aard van de gegevens en de risico's die aan de verwerking verbonden zijn.

10. Uw rechten

Met betrekking tot uw persoonsgegevens beschikt u over volgende rechten:

● Recht op inzage in de gegevens die wij over u verwerken;
● Recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
● Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”), voor zover wettelijk toegelaten;
● Recht op beperking van de verwerking;
● Recht op overdraagbaarheid van gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt;
● Recht van bezwaar tegen een verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;
● Recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
U kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via de contactgegevens onderaan dit beleid. Wij antwoorden in principe binnen de wettelijke termijn van één maand. Daarnaast heeft u steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

11. Wijzigingen aan dit privacybeleid

AYA Group kan dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wetswijzigingen of nieuwe diensten. De meest recente versie is steeds raadpleegbaar op onze website, met vermelding van de datum van laatste bijwerking.

12. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kan u contact opnemen met AYA Group via de contactgegevens vermeld op www.ayagroup.be, of via [email protected].

Versie: [14/07/2026] — vervangt alle voorgaande versies.